Regulamin udzielania zamówień na dostawy usług z zakresu działalności kulturalnej w Ośrodku Kultury Gminy Wolin


REGULAMIN

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ NA DOSTAWY I USŁUGI Z ZAKRESU DZIAŁALNOŚCI KULTURALNEJ W OŚRODKU KULTURY GMINY WOLIN

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Regulamin stosuje się do udzielania zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu Ośrodka Kultury Gminy Wolin w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi (jego/jej) działalności i ich wartość jest większa niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 000 euro a jednocześnie mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).

§ 2

DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. z 2013 r. poz. 385, z późn zm.);

2) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu;

3) dysponencie postępowania - należy przez to rozumieć osobę pisemnie wyznaczoną przez dyrektora Ośrodka Kultury Gminy Wolin do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z Regulaminem;

6) okresie związania ofertą - należy przez to rozmieć okresie krótszy niż 30 dni, pomiędzy dniem, w którym upłynie termin składania ofert, a dniem wyznaczonym przez kierownika zamawiającego.

7) podmiocie użyczającym zasobów - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zobowiązała się pisemnie do użyczenia wykonawcy zasobów w zakresie osób zdolnych do wykonania zamówienia, potencjału technicznego, wiedzy i doświadczenia lub zdolności finansowej na okres korzystania z nich w trakcie wykonywania zamówienia przez wykonawcę;

8) usługach - należy przez to rozumieć wszystkie świadczenia, których przedmiotem nie są dostawy ani roboty budowlane w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych;

9) ustawa PZP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych;

10) wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która odpowiednio ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub podpisała umowę w sprawie zamówienia;

11) zamawiającym - należy przez to rozumieć Ośrodek Kultury Gminy Wolin;

12) zamówieniu - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu:

  1. działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych,

  2. przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej,

- jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest większa niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, a jednocześnie mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP.

§ 3

ZASADY OGÓLNE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

  1. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i przejrzystości oraz równe traktowanie wykonawców .

  2. Wydatkowanie środków w ramach zamówień powinno być dokonywane z uwzględnieniem zasad celowości, oszczędności i racjonalności dokonywanych wydatków.

  3. Czynności w ramach postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm, a także niepodlegające wyłączeniu z czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

  4. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, chyba że przepisy ustaw szczególnych stanowią inaczej.

  5. W trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia nie podlegają ujawnieniu informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane, za wyjątkiem zawartych w ofertach informacji dotyczących: nazwy (firmy) wykonawcy i jego adresu, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności.

  6. Koszty związane z prowadzonym postępowaniem finansowane są z budżetu określonego zadania, w ramach którego prowadzone jest postępowanie.

  7. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

  8. Nie przekazuje się warunków zamówienia, nie kieruje się zapytań ofertowych i nie wysyła zaproszeń do podmiotów, które uprzednio wykonały na rzecz zamawiającego zamówienie lub zamówienie publiczne z nienależytą starannością, a w szczególności:

  1. nie wykonały przedmiotu umowy w terminie z przyczyn leżących po ich stronie;

  2. dostarczyły towary o niewłaściwej jakości lub nieodpowiadające warunkom umownym;

  3. nie wywiązały się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi;

  4. wykonana przez te podmioty dostawa lub usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia przez zamawiającego dodatkowych nakładów lub prac.

  1. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej i w języku polskim.

§ 4

PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ

  1. Zamawiający sporządza wykaz planowanych w danym roku obrotowym przedsięwzięć z zakresu działalności kulturalnej ze wskazaniem zgodnej z planem finansowym zamawiającego, szacunkowej wartości budżetu na realizację danego przedsięwzięcia.

  2. Zamówienia udzielane są zgodnie z planem zamówień danego przedsięwzięcia z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych lub muzealiów. Wzór planu zamówień określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

  3. Podstawą przygotowania planu zamówień jest plan finansowy zamawiającego oraz wykaz planowanych przedsięwzięć.

  4. Udzielenie zamówienia nieujętego w planie zamówień możliwe jest wyłącznie w przypadkach, których przy sporządzaniu planu zamówień nie można było przewidzieć.

§ 5

WYŁĄCZENIE Z CZYNNOŚCI W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

  1. Wyłączeniu z czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlega osoba, która spełnia co najmniej jedną z następujących przesłanek:

  1. złożyła ofertę;

  2. pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawcy;

  3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawała w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ;

  4. pozostaje z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tej osoby;

  5. została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

  1. Osoba uczestnicząca w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie później niż w dniu podjęcia przez nią pierwszej czynności w tym postępowaniu składa pisemne oświadczenie o braku podstaw do jej wyłączenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 6

WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCÓW

  1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który:

  1. posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy szczególne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

  2. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie podmiotów użyczających zasobów do udostępnienia zasobów;

  3. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

  4. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

  1. O udzielenie zamówienia może się wspólnie ubiegać dwóch lub więcej wykonawców. W takim przypadku zamawiający żąda od podmiotów występujących wspólnie udzielenia pełnomocnictwa jednemu z wykonawców do reprezentowania pozostałych w toku postępowania o udzielenie zamówienia oraz do zawarcia umowy w sprawie tego zamówienia.

  2. Jeżeli oferta wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia została wybrana, zamawiający może przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia żądać przedstawienia umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

  3. Zamawiający żąda od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu następujących dokumentów:

  1. oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 3 do Regulaminu;

  2. aktualnego odpisu z właściwego rejestru, aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo samodzielnie pobranego wydruku komputerowego aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz zaświadczeń z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokument lub wydruk powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu rozpoczęcia negocjacji lub odpowiednio składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

  1. W przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, zamawiający żąda pełnomocnictwa, chyba że umocowanie do działania w imieniu i na rzecz wykonawcy wynika z danych rejestrowych podmiotu.

  2. W przypadku posługiwania się przez wykonawcę zasobami należącymi do podmiotu użyczającego zasobu, wykonawca obowiązany jest do przedłożenia zamawiającemu w oryginale lub kopii poświadczonej przez wykonawcę pisemnego zobowiązania tego podmiotu do udostępnienia zasobów. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 4 do Regulaminu;

  3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa zamawiającemu dokument albo dokumenty wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym, potwierdzające odpowiednio, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym i nie wszczęto wobec niego postępowania likwidacyjnego, upadłościowego ani nie ogłoszono jego upadłości, podając jednocześnie podstawę prawną wystawienia tych dokumentów. Jeśli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie wydaje się takich dokumentów, wykonawca składa zamawiającemu złożone przed notariuszem oświadczenie w tym zakresie. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed terminu rozpoczęcia negocjacji lub odpowiednio składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wykonawca może przedłożyć potwierdzoną przez siebie kopię dokumentów.

§ 7

WYKLUCZENIE WYKONAWCY

  1. Zamawiający wyklucza z postępowania wykonawcę, w odniesieniu do którego zachodzi co najmniej jedna z następujących przesłanek:

  1. w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania nie wykonał zamówienia lub zamówienia publicznego, lub wykonał je nienależycie;

  2. zostało wobec tego wykonawcy wszczęte postępowanie w sprawie likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego;

  3. zalega z płaceniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał on przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

  4. nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w warunkach zamówienia lub innym dokumencie, w którym określono warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

  5. wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności chyba, że udział tego wykonawcy w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;

  6. złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

  7. nie wniósł wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą, lub nie zgodził się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane.

  1. Zamawiający może odstąpić od wykluczenia wykonawcy z postępowania, jeżeli przemawia za tym interes zamawiającego.

  2. Zamawiający powiadamia wykonawcę o wykluczeniu z postępowania. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

  3. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, jeżeli nie spełnia ona przynajmniej jednej z następujących przesłanek:

  1. jest niezgodna z warunkami zamówienia lub innym dokumentem, w którym opisano przedmiot zamówienia i opisano warunki udziału w postępowaniu;

  2. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

  3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

  4. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z postępowania;

  5. zawiera istotny błąd w obliczeniu ceny;

  6. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

§ 8

WARTOŚĆ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

  1. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

  2. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia następuje nie później niż w terminie 3 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

  3. Jeżeli po ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na ustalenie jej wysokości, komisja albo osoba odpowiedzialna za przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, przed wszczęciem postępowania, dokonuje zmiany wartości szacunkowej zamówienia. Zmiana wartości szacunkowej zamówienia wymaga zatwierdzenia przez dysponenta postępowania.

  4. Dokumentację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia dołącza się do dokumentacji postępowania.

§ 9

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

  1. Opis przedmiotu zamówienia nie może utrudniać uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

  2. Opis przedmiotu zamówienia przygotowuje się dokładnie i szczegółowo, kierując się przede wszystkim potrzebami zamawiającego, w szczególności uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na treść oferty.

  3. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń.

§ 10

WADIUM I TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

  1. Warunkiem uczestniczenia w postępowaniu może być wniesienie przez wykonawcę wadium przed upływem terminu składania ofert.

  2. Wadium składa się na cały okres związania ofertą zgodnie z postanowieniami warunków zamówienia lub innym dokumentem, w którym opisano przedmiot zamówienia i warunki udziału w postępowaniu.

  3. Kwota wadium wynosi nie więcej niż 5% wartości szacunkowej zamówienia.

  4. Wadium wnosi się w formie:

  1. pieniężnej,

  2. gwarancji bankowych,

  3. gwarancji ubezpieczeniowych

- o ile z treści gwarancji wynika, że jest ona bezwarunkowa, bezzwrotna i płatna na pierwsze żądanie.

  1. Wadium wniesione w formie pieniężnej wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Za termin wniesienia wadium wnoszonego w formie pieniężnej przyjmuje się termin uznania rachunku zamawiającego.

  2. Zwrot wadium dokonywany jest:

  1. niezwłocznie po zawarciu umowy- wykonawcy, którego oferta została wybrana;

  2. niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia, nie później jednak niż po upływie okresu związania ofertą - innym wykonawcom niż wykonawca, o którym mowa w pkt 1;

  3. niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia, które nie zakończyło się wyborem oferty - wykonawcom, którzy złożyli oferty;

  4. na pisemny wniosek - wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert albo został wykluczony.

  1. Wadium wniesione w formie pieniężnej zwraca się wykonawcy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy o prowadzenie rachunku bankowego, na którym było przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Zamawiający żąda podania przez wykonawcę w jego ofercie numeru rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu wadium.

  2. Na wniosek wykonawcy, którego oferta została wybrana, wadium wniesione w formie pieniężnej, może być zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jest wymagane.

  3. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem okresu związania ofertą, zamawiający może raz zwrócić się do wykonawcy o wyrażenie zgody na przedłużenie tego okresu o kolejne 30 dni. Odmowa wyrażenia zgody nie powoduje utraty wadium.

  4. Przedłużenie okresu związania ofertą przez wykonawcę dopuszczalne jest tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo jeżeli nie jest to możliwe z wniesieniem nowego wadium obejmującego przedłużony okres związania ofertą, o ile wadium było wymagane.

§ 11

DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

  1. Każde postępowanie zostaje opatrzone indywidualnym numerem według formuły: numer kolejny/symbol komórki organizacyjnej/rok.

  2. Wyznaczony przez dysponenta postępowania pracownik działu zamówień publicznych archiwizuje i przechowuje dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.

  3. Obowiązek, o którym mowa w ust. 2, obejmuje wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności:

  1. dokumentów wskazanych w postanowieniach niniejszego Regulaminu;

  2. złożonych ofert;

  3. protokołów negocjacji,

  4. wydruków ofert lub cenników z portali internetowych;

  5. notatek służbowych;

  6. protokołów z posiedzeń komisji;

  7. korespondencji i sporządzonych w toku postępowania;

  8. umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia;

  9. rachunków i faktur.

  1. Dokumentację postępowania przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat od dnia zakończenia postępowania.

§ 12

TRYBY POSTĘPOWANIA

  1. Dysponent postępowania sprawdza i udokumentowuje, że przygotowane postępowanie dotyczy zamówienia, które może być przeprowadzone bez konieczności stosowania przepisów ustawy PZP.

  2. Zamawiający może przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w jednym z następujących trybów:

  1. negocjacji;

  2. zapytania o cenę;

  3. zamówienia z wolnej ręki.

  1. Rozstrzygnięcie o wyborze trybu, w jakim przeprowadzone będzie postępowanie o udzielenie zamówienia podejmuje dysponent postępowania, wskazując go we wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia kierowanym do kierownika zamawiającego. Wzór wniosku określa załącznik nr 5 do Regulaminu.

  2. Wzór protokołu postępowania określają załączniki 6 - 8b do Regulaminu.

§ 13

KOMISJA

  1. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji zamawiający powołuje komisję. Komisja składa się z co najmniej trzech osób. W przypadku pozostałych trybów zamawiający może powołać komisję albo wyznacza osoby odpowiedzialne za przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania.

  2. Dysponent postępowania może powołać z głosem doradczym osobę dysponującą specjalistyczną wiedzą z zakresu przedmiotu zamówienia.

  3. Z posiedzeń komisji sporządzane są pisemne protokoły dokumentujące rozstrzygnięcia podejmowane przez Komisję. Wzór protokołu posiedzenia komisji określa załącznik nr 9 do Regulaminu.

  4. W przypadku, gdy komisja nie została powołana, każda czynność podejmowana przez zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia wymaga pisemnego udokumentowania. Wzór notatki z danej czynności określa załącznik nr 10 Regulaminu.

§ 14

NEGOCJACJE

  1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia w wybranymi wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

  2. Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji wszczyna zamawiający przez skierowanie do wykonawców zaproszenia do negocjacji.

  3. Zaproszenie zawiera co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. wskazanie trybu udzielenia zamówienia;

  3. opis przedmiotu zamówienia;

  4. termin wykonania zamówienia;

  5. warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

  6. wykaz dokumentów i oświadczeń, jakie wykonawcy muszą złożyć w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

  7. kryteria oceny ofert;

  8. wskazanie miejsca i termin negocjacji.

  1. Po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej ogłoszenie o udzielanym zamówieniu. Ogłoszenie zawiera co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. tryb udzielenia zamówienia;

  3. nazwę postępowania nadaną przez zamawiającego;

  4. określenie przedmiotu zamówienia.

  1. Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 3, chyba że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza, jednak nie mniejsza niż dwóch.

  2. Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

  3. Po zakończeniu negocjacji, zamawiający wyznacza termin składania ofert, uwzględniając czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty.

  4. Zapraszając do składania ofert zamawiający może żądać wniesienia wadium.

  5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje wykonawcom warunki zamówienia.

  6. Warunki zamówienia zawierają co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. wskazanie trybu udzielenia zamówienia;

  3. opis przedmiotu zamówienia;

  4. termin wykonania zamówienia;

  5. informację o sposobie porozumiewania się z zamawiającym;

  6. wymagania dotyczące wadium, o ile będzie wymagane;

  7. okres związania ofertą;

  8. wskazanie miejsca i termin składania i otwarcia ofert;

  9. opis sposobu obliczenia ceny;

  10. opis kryteriów oceny ofert, którymi będzie się kierował zamawiający przy wyborze oferty najkorzystniejszej, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;

  11. wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli są przewidziane;

  12. informację o możliwości udzielenia zamówień uzupełniających;

  13. wzór umowy;

  14. informacje na temat walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia z wykonawcą, jeżeli zamawiający dopuszcza taką możliwość.

  1. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.

  2. Otwarcie ofert jest jawne.

  3. Dokonując oceny ofert, zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści składanych ofert.

  4. W celu zbadania, czy oferta nie zawiera nieproporcjonalne do zamówienia niskiej ceny, zamawiający zwraca się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów mających wpływ na wysokość ceny.

  5. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w warunkach zamówienia.

  6. Kryteriami oceny ofert są bilans ceny i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub cena.

  7. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i usług, w celu oceny takiej oferty zamawiający dolicza do wskazanej przez wykonawcę ceny podatek od towarów i usług, który obowiązany byłby zapłacić.

  8. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ponieważ kilka ofert przedstawia ten sam bilans ceny i innych kryteriów, zamawiający wybiera spośród nich ofertę z niższą ceną.

  9. Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert jest cena i nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ponieważ oferty kilku wykonawców zawierają taką samą cenę, zamawiający wzywa tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. W przypadku gdy oferty dodatkowe zawierają takie same ceny zamawiający ponownie wzywa wykonawców do złożenia ofert dodatkowych albo unieważnia postępowanie. Cena ofert dodatkowych nie może być wyższa niż zaoferowana w złożonych ofertach.

  10. Niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, zamawiający zawiadamia jednocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty o:

  1. wyborze oferty najkorzystniejszej, podając nazwę (firmę) lub imię i nazwisko, siedzibę oraz adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie tego wyboru;

  2. wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając nazwę (firmę) lub imię i nazwisko, siedzibę oraz adres wykonawcy, którego ofertę odrzucono oraz uzasadnienie tego odrzucenia;

  3. wykonawcach wykluczonych z postępowania, podając nazwę (firmę) lub imię i nazwisko, siedzibę oraz adres wykonawcy, którego wykluczono oraz uzasadnienie tego wykluczenia;

  4. terminie, w którym zostanie zawarta umowa.

  1. Zamawiający zamieszcza niezwłocznie w Biuletynu Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej informację o udzieleniu zamówienia albo informację o nieudzieleniu zamówienia. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zawiera co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. wskazanie trybu udzielenia zamówienia;

  3. nazwę postępowania nadaną przez zamawiającego;

  4. nazwę (firmę) albo imię i nazwisko wykonawcy, z którym zawarto umowę o wykonanie zamówienia.

§ 15

ZAPYTANIE O CENĘ

  1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie zapytanie o cenę zamawiający kieruje zapytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.

  2. Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę wszczyna zamawiający zapraszając do składania ofert wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, jednak nie mniejszej niż 2 wykonawców.

  3. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przesyła wykonawcom warunki zamówienia.

  4. Po przekazaniu wykonawcom zaproszenia do składania ofert, zamawiający zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej ogłoszenie o udzielanym zamówieniu. Ogłoszenie zawiera co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. wskazanie trybu udzielenia zamówienia;

  3. nazwę postępowania nadaną przez zamawiającego;

  4. opis przedmiotu zamówienia.

  1. Warunki zamówienia zawierają informacje o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także wykaz dokumentów i oświadczeń jakie wykonawcy muszą złożyć w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

  2. Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

  3. Postanowienia § 14 stosuje się odpowiednio.

§ 16

ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI

  1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w szczególności w przypadku umów zawieranych w zakresie działalności twórczej lub artystycznej oraz związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów.

  2. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający dokonuje rozeznania rynku przez analizę cenników co najmniej dwóch podmiotów zajmujących się realizacją dostaw lub usług tożsamych do dostaw lub usług stanowiących przedmiot zamówienia lub zwraca się z prośbą o wycenę i przedstawienie możliwych warunków realizacji zamówienia do co najmniej dwóch podmiotów zajmujących się realizacją dostaw lub usług tożsamych do dostaw lub usług stanowiących przedmiot zamówienia.

  3. Udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki bez wcześniejszego rozeznania rynku możliwe jest wyłącznie w przypadku, w którym zachodzi co najmniej jedna z następujących przesłanek:

  1. dostawy lub usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, lub w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

  2. ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;

  3. możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;

  4. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 35% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego,

  5. w przypadku udzielenia, nie później niż trzy lata od dnia zrealizowania zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług, zamówień uzupełniających o wartości nie większej niż 40 % wartości zamówienia podstawowego i którego przedmiot jest takiego samego rodzaju jak przedmiot zamówienia podstawowego, jeżeli informacja o planowanej realizacji zamówienia uzupełniającego była przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego;

  6. w przypadku udzielania, nie później niż 3 lat od dnia zrealizowania zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających o wartości nie większej niż 40% wartości zamówienia podstawowego i którego przedmiot polega na rozszerzeniu dostawy, a zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli informacja o planowanej realizacji zamówienia uzupełniającego była przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego.

  1. Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolej ręki wszczyna zamawiający przekazując wybranemu wykonawcy zaproszenie do negocjacji.

  2. Po przekazaniu wykonawcy zaproszenia do negocjacji, zamawiający zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej informację o której mowa w § 14 ust. 4.

  3. Zaproszenie zawiera co najmniej:

  1. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

  2. wskazanie trybu udzielenia zamówienia;

  3. określenie przedmiotu zamówienia;

  4. termin realizacji zamówienia;

  5. wskazanie miejsca i termin negocjacji;

  6. wzór umowy.

  1. Postanowienia § 14 ust. 21 stosuje się odpowiednio.

§ 17

ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

  1. Zamawiający może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, a także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości.

  2. Kwota wadium wynosi nie więcej niż 2% ceny oferty.

  3. Zabezpieczenie może być wniesione w formie:

  1. pieniężnej,

  2. gwarancji bankowych,

  3. gwarancji ubezpieczeniowych

- o ile z treści gwarancji wynika, że jest ona bezwarunkowa, bezzwrotna i płatna na pierwsze żądanie.

  1. Zabezpieczenie wniesione w formie pieniężnej wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Za termin wniesienia zabezpieczenia wnoszonego w formie pieniężnej przyjmuje się termin uznania rachunku zamawiającego.

  2. W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

  3. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w formie pieniężnej, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w formie pieniężnej z odsetkami wynikającymi z umowy o prowadzenie rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

  4. W trakcie realizacji umowy wykonawca, za zgodą zamawiającego może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa ust. 3.

  5. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.

  6. Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego, że zostało ono należycie wykonane. Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości nie może przekraczać 2% wysokości zabezpieczenia.

  7. Kwota, o której mowa w ust. 9, jest zwracana nie później niż w 15 dniu po dniu upływu okresu rękojmi za wady lub gwarancji jakości.

§ 18

UMOWY

  1. Umowy w sprawach zamówień wymagają zachowania formy pisemnej.

  2. Nie zmienia się istotnie postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty najkorzystniejszej, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że treść umowy przewiduje takie zmiany.

  3. Zmiana przedmiotu umowy w sprawie zamówienia jest możliwa wyłącznie w zakresie przewidzianym umową i jedynie, gdy zmiana ta będzie korzystna dla zamawiającego.

  4. Zmiana wynagrodzenia wykonawcy jest możliwa wyłącznie jako konsekwencja ustawowych zmian, np. obniżenia albo podwyższenia stawki podatki od towarów i usług.

  5. Umowa przewiduje kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia.

  1. Umowy w sprawie zamówień należy sporządzać w 5 egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje wykonawca, cztery egzemplarze otrzymuje zamawiający.

§ 19

UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

  1. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia w przypadku gdy nastąpiła co najmniej jedna z następujących przesłanek:

  1. nie złożono żadnej oferty lub wykonawca zaproszony do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki nie przystąpił do takich negocjacji;

  2. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni;

  3. cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia;

  4. zaistnieje przypadek, o którym mowa w § 14 ust. 19;

  5. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania nie leży w interesie publicznym lub w interesie zamawiającego, a okoliczności tej nie można było wcześniej przewidzieć.

  1. Zamawiający może unieważnić postępowanie w każdym przypadku, w którym jest to powodowane interesem zamawiającego, bez podawania szczegółowego uzasadnienia.

  2. Zamawiający informuje wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia o unieważnieniu postępowania, wskazując przyczynę tego unieważnienia oraz uzasadnienie, z zastrzeżeniem ust. 2.

§ 20

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Za przestrzeganie Regulaminu w poszczególnych komórkach organizacyjnych odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.

  2. Kierownicy komórek organizacyjnych są obowiązani do zapoznania z treścią Regulaminu podległych im pracowników.

  3. Postanowień Regulaminu nie stosuje się, jeżeli w drodze porozumienia z innymi jednostkami, podmiotami realizującymi wspólnie zadania z zamawiającym lub podmiotami biorącymi udział w finansowaniu zadania ustalono inne zasady organizacji procedury udzielania zamówień.

  4. W uzasadnionych przypadkach, których z zachowaniem najwyższej staranności nie można było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia, kierownik zamawiającego albo dysponent postępowania może podjąć rozstrzygnięcie o odstąpieniu od stosowania postanowień Regulaminu w zakresie procedury porównywania ofert i realizować zamówienie z jednym wybranym wykonawcą. Uzasadnienie wyboru wykonawcy wraz ze wskazaniem przyczyn zaniechania procedur przewidzianych w Regulaminie należy zawrzeć w notatce służbowej.

  5. Spory interpretacyjne w zakresie treści Regulaminu rozstrzyga kierownik zamawiającego lub dysponent postępowania.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Lp.

Nazwa realizacji w ramach przedsięwzięcia kulturalnego

Przedmiot zamówienia

Szacunkowa wartość zamówienia

Osoba szacująca wartość

Planowany termin realizacji zamówienia

Podstawa

zastosowania

wyłączenia z art. 4 ust. 8b PZP*

EUR

PLN

netto

netto

brutto

1.

Działalność kulturalna związana z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych,

2.

3.

PLAN ZAMÓWIEŃ DLA PRZEDSIĘWZIĘCIA KULTURALNEGO O NAZWIE

Data i miejsce sporządzenia planu:

……………………………………………………

Osoba sporządzająca plan:

………………………………

………………………………

………………………………

(stanowisko)

(imię i nazwisko)

(podpis)

*Należy wskazać odpowiednio zamówienie z zakresu:

  1. działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych,

  2. przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej,

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Zamawiający: …………………………………………………

Tryb: …………………………………………………

Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

Nr ref. postępowania: ……./……../…….

OŚWIADCZENIE

? Kierownika zamawiającego*

? Dysponenta postępowania*

? Członka Komisji*

? Pracownika zamawiającego, któremu powierzono wykonanie czynności w postępowaniu*

? Eksperta*

? Innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia*

Ja, niżej podpisany/podpisana** ………………… (imię i nazwisko), uprzedzony/uprzedzona* o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że:

  1. nie ubiegam się o udzielenie przedmiotowego zamówienia,

  2. nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia i nie jestem związany/a** z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawca, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

  3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem/łam** w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawca lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

  4. nie pozostaję z wykonawca w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;

  5. nie zostałem/łam** prawomocnie skazany/a** za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

  6. …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    * zaznaczyć prawidłowe

    ** niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 3 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: …………………………………………………

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    OŚWIADCZENIE

    Ja, niżej podpisany, działając w imieniu i na rzecz wykonawcy, tj. ……………………………….. z siedzibą w …………………………… , przy ul. ………………………………………., niniejszym oświadczam, że w stosunku do wykonawcy nie zachodzi żadna z przesłanek wykluczenia z postępowania, zgodnie z którymi z postępowania wyklucza się wykonawców:

    1. którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania, nie wykonali zamówienia, lub zamówienia publicznego lub wykonali je nienależycie;

    2. w stosunku do których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego;

    3. którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

    4. którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności chyba, że udział tych wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 4 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: …………………………………………………

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Wykonawca: …………………………………………………

    ZOBOWIĄZANIE

    Ja, niżej podpisany, działając w imieniu i na rzecz podmiotu użyczającego zasoby, tj. ……………………………….. z siedzibą w …………………………… , przy ul. ………………………………………., niniejszym oświadczam, że zobowiązuje się do udostępnienia wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Jednocześnie wskazuję co następuje:

    Zakres i opis udostępnianych zasobów:

    …………………………………………………………………………………………..

    Sposób wykorzystania zasobów przez wykonawcę:

    ……………………………………………………………………………………………

    Charakter stosunku łączącego Podmiot użyczający zasoby z wykonawcą:

    ……………………………………………………………………………………………

    Zakres i okres udziału podmiotu użyczającego zasoby w wykonaniu zamówienia:

    …………………………………………………………………………………………….

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 5 do Regulaminu

    WNIOSEK NR ……

    O DOKONANIE WYDATKU BEZ ZASTOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, NA PODSTAWIE ART. 4 PKT 8B) WW. USTAWY

    ………………………… wnosi o zaakceptowanie i zaangażowanie środków na realizację zamówienia na dostawy/usługi*.

    Przedmiotem planowanego wydatku jest ………………………………………………...

    Planowana data lub okres realizacji zamówienia ………………………………………...

    UZASADNIENIE

    Opis przedmiotu zamówienia ze wskazaniem przedsięwzięcia kulturalnego, którego elementem jest dane zamówienie. W uzasadnieniu należy również wskazać, że jest to odpowiednio zamówienie z zakresu:

    1) działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych,

    2) przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej,

    3) gromadzenia materiałów bibliotecznych,

    4) gromadzenia muzealiów.

    Wartość zamówienia netto w EUR: ……..………………………………..……………

    Co stanowi wyrażoną w PLN równowartość kwoty:……………………………………

    Podstawa ustalenia wartości zamówienia ………………………………………………………………………………………….

    Uzasadnienie celowości dokonania wydatku…………………………………………..

    űródło finansowania zamówienia: …………………………………..………………

    ……………………………

    ………………………..

    ……………………………

    (data)

    (wnioskodawca)

    (podpis wnioskodawcy)

    Wyrażam zgodę/Nie wyrażam zgody* na dokonanie przedmiotowego wydatku bez zastosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych.

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (data i miejsce)

    (podpis kierownika zamawiającego)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 6 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: negocjacje

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA

    1. Data wszczęcia postępowania: ………………………………………….

    2. Opis przedmiotu zamówienia. ………………………………………………….

    3. Wartość zamówienia oszacowano w dniu ……….. na kwotę ………………...EUR, co stanowi wyrażoną w PLN równowartość …………………… złotych.

    4. Szacunku dokonał/dokonała* …………………… na podstawie …………………………………………..

    5. W postępowaniu powołano Komisję w składzie:

    1. Przewodniczący Komisji - ………………………….

    2. Członek Komisji j - ………………………….

    3. Sekretarz Komisji - ………………………….

    1. W postępowaniu powołano/nie powołano ekspertów*.

    2. Lista ekspertów, specjalizacja i czynności do udziału w których powołano ekspertów*:

    1. ………………………………………,

    2. ………………………………………,

    3. ……………………………………….

    1. W dniu …………..r. zaproszenie do negocjacji przekazano następującym wykonawcom:

    1. ……………………………………………………………………………………

    2. ……………………………………………………………………………………

    3. ……………………………………………………………………………………

    4. ……………………………………………………………………………………

    Zaproszenie przekazano faksem/mailem/ drogą pocztową*.

    1. Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. Negocjacje odbyły się odpowiednio:

    1. z wykonawcą ……………………………………………, dnia …………. r. o godz. …………… w …………………………………….

    2. z wykonawcą ……………………………………………, dnia …………. r. o godz. …………… w …………………………………….

    3. z wykonawcą ……………………………………………, dnia …………. r. o godz. …………… w …………………………………….

    4. z wykonawcą ……………………………………………, dnia …………. r. o godz. …………… w …………………………………….

    Protokoły z negocjacji z ww. wykonawcami stanowią załączniki do niniejszego protokołu postępowania.

    1. W dniu …………..r. zaproszenie do składania ofert wraz z warunkami zamówienia przekazano następującym wykonawcom:

    1. …………………………………………………………………………………

    2. …………………………………………………………………………………

    3. …………………………………………………………………………………

    4. …………………………………………………………………………………

    Zaproszenie przekazano faksem/mailem/ drogą pocztową*.

    1. W terminie do dnia ………………… uzyskano poniższe oferty:

    Lp.

    Nazwa i adres wykonawcy

    cena

    netto

    VAT

    cena brutto

    uwagi

    1.

    2.

    3.

    4.

    1. W wyniku analizy ofert zamawiający wezwał do złożenia wyjaśnień następujących wykonawców:

    wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Zakres wezwania: ………………………………………………………………………………………

    1. W postępowaniu zamawiający dokonał następujących poprawek w ofertach:

    wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    1. W postępowaniu zamawiający wezwał następujących wykonawców do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń:

    Wykonawca: ……………………………………………………………………………………….

    Dokument/oświadczenie: ..………..………………………………………………………………………….....

    Przyczyna wezwania: ……………………………………………………………………………………….

    Uzupełniono dnia ……………… r./Nie uzupełniono*.

    1. Zamawiający wykluczył następujących wykonawców:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Przyczyna wykluczenia: ………..……………………………………………………………………………..

    1. Zamawiający odrzucił następujące oferty:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Przyczyna odrzucenia: ………..…………………………………………………………………………….

    1. Punktacja przyznana ofertom w kryteriach oceny ofert:

    Oferta nr 1 ……………………..

    Oferta nr 2 ……………………..

    Oferta nr 3 ……………………..

    Oferta nr 4 ……………………..

    1. Oferta najkorzystniejsza w postępowaniu: ..……………………………………….……………………………………………..

    2. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: ………………………………………………………………………………………..

    3. Umowę podpisano dnia: ………………………………………………………………………………………..

    4. Postępowanie unieważniono z uwagi na poniższe okoliczności:

    …………………………………………………………………………………………

    1. Ogłoszenie o udzielonym zamówieniu/nieudzieleniu zamówienia* w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. Załączniki do protokołu:

    1. oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu,

    2. protokoły z posiedzeń komisji,

    3. kopie zaproszeń do negocjacji z dowodami ich przekazania,

    4. protokoły z negocjacji,

    5. kopie zaproszeń do składania ofert z dowodami ich przekazania,

    6. oferty,

    7. ……………………..,

    8. ……………………..,

    9. ………………………

    1. Zatwierdzono przez komisję dnia ………….. r.

    Przewodniczący komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Członek komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Sekretarz komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 6a do Regulaminu

    WZÓR ZAPROSZENIA DO NEGOCJACJI

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: negocjacje

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Działając w imieniu zamawiającego niniejszym zapraszam wykonawcę, tj. ………………………………… z siedzibą w …………………………… przy ul. …………………………………. do udziału w negocjacjach, które odbędą się w ……………………………………… o godzinie ………………………………………..

    Jednocześnie przekazuję następujące informacje:

    1. Określenie przedmiotu zamówienia:

    ………………………………………………………………………………………

    1. Termin wykonania zamówienia: ……………………………………………………………………………………...

    2. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

    ………………………………………………………………………………………

    1. Wykaz dokumentów i oświadczeń jakie wykonawcy muszą złożyć w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

    ………………………………………………………………………………………

    1. Kryteria oceny ofert: …………………………………. - waga ….%

    Osoby, które stawią się w imieniu wykonawcy w celu udziału w negocjacjach powinny przedstawić dokumenty, o których mowa w pkt 4, a także pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz wykonawcy, o ile umocowanie nie wynika z przedłożonych dokumentów.

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 6b do Regulaminu

    WZÓR PROTOKOŁU Z NEGOCJACJI

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: negocjacje

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Wykonawca: ………………………………………………..

    Miejsce, data, godzina: ………………………………………………...

    Przedmiot negocjacji: …………………………………………………

    Ustalenia:

    ……………………………………………………………………………………………

    Dokumenty przedłożone przez wykonawcę:

    ……………………………………………………………………………………………

    Zamawiający wezwał/nie wezwał* wykonawcę do uzupełnienia dokumentów:

    ……………………………………………………………………………………………

    Termin na uzupełnienie*: ………………………………………………………………

    W imieniu zamawiającego stawili się i uczestniczyli w negocjacjach:

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    W imieniu wykonawcy stawili się i uczestniczyli w negocjacjach:

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    W wymaganym terminie wykonawca uzupełnił/nie* uzupełnił następujących dokumentów i oświadczeń:

    ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 6c do Regulaminu

    WZÓR ZAPROSZENIA DO SKŁADNIA OFERT

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: negocjacje

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Działając w imieniu zamawiającego niniejszym zapraszam wykonawcę, tj. …………………………………z siedzibą w …………………………… przy ul. …………………………………. do złożenia oferty w postępowaniu.

    Jednocześnie w załączeniu przekazuję warunki zamówienia.

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 7 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: zapytanie ofertowe

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA

    1. Data wszczęcia postępowania: ……………………………………………………..

    1. Opis przedmiotu zamówienia ………………………………………………............................................................

    2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu ……….. na kwotę ………………...EUR, co stanowi wyrażoną w PLN równowartość …………………… złotych.

    3. Szacunku dokonał/dokonała* …………………… na podstawie ………………………………………

    4. W postępowaniu powołano/nie powołano* komisję w składzie:

    1. Przewodniczący komisji - ………………………….

    2. Członek komisji - ………………………….

    3. Sekretarz komisji - ………………………….

    1. Postępowanie prowadzi*: ………………………………………………………………………………………

    2. W postępowaniu powołano/nie powołano ekspertów*.

    3. Lista ekspertów, specjalizacja i czynności do udziału w których powołano ekspertów*:

    1. ………………………………………,

    2. ………………………………………,

    3. ……………………………………….

    1. W dniu …………..r. zapytanie ofertowe przekazano następującym wykonawcom:

    1. …………………………………………………………………………………

    2. ………………………………………………………………………………….

    3. …………………………………………………………………………………

    Zaproszenie przekazano faksem/mailem/ drogą pocztową*.

    1. Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. W terminie do dnia ………………… uzyskano poniższe oferty:

    Lp.

    Nazwa i adres wykonawcy

    Cena netto

    VAT

    Cena brutto

    Uwagi

    1.

    2.

    3.

    1. W wyniku analizy ofert zamawiający wezwał do złożenia wyjaśnień następujących wykonawców:

    Wykonawca: ………………………………………………………………..……………………

    Zakres wezwania: ………………………………………………………………………………………

    1. W postępowaniu zamawiający wezwał następujących wykonawców do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Dokument/oświadczenie: ………..…………………………………………………………………………...

    Przyczyna wezwania: ………………………………………………………………………………………

    Uzupełniono dnia ……………… r./Nie uzupełniono*.

    1. W postępowaniu zamawiający dokonał następujących poprawek w ofertach:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Poprawka: ………..…………………………………………….….……………………………

    1. Zamawiający wykluczył następujących wykonawców:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Przyczyna wykluczenia: ………..………………………………………..……………………………………

    1. Zamawiający odrzucił następujące oferty:

    Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

    Przyczyna odrzucenia: ….………..………………………………………………………………………

    1. Punktacja przyznana ofertom w kryteriach oceny ofert:

    Oferta nr 1 ……………………..

    Oferta nr 2 ……………………..

    Oferta nr 3 ……………………..

    1. Oferta najkorzystniejsza w postępowaniu: ..……………………………………….…………………………………………….

    1. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: …………………………………………………..……………………………………

    2. Umowę podpisano dnia ……………………………………………………………………………………

    3. Postępowanie unieważniono z uwagi na poniższe okoliczności:

    ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

    1. Ogłoszenie o udzielonym zamówieniu/nieudzieleniu zamówienia* w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. Załączniki do protokołu:

    1. oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu,

    2. protokoły z posiedzeń komisji*,

    3. notatki z czynności w postępowaniu*,

    4. kopie zaproszeń do składnia ofert z dowodami ich przekazania,

    5. oferty,

    6. ……………………..,

    7. ………………………

    1. Zatwierdzono przez dysponenta postępowania/komisję * dnia ………….. r.

    Dysponent postępowania*

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Przewodniczący komisji*

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Członek komisji*

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Sekretarz komisji*

    (imię i nazwisko) (podpis)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 7a do Regulaminu

    WZÓR ZAPYTANIA OFERTOWEGO

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: zapytanie ofertowe

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Działając w imieniu zamawiającego niniejszym zwracam się do wykonawcy, tj. ………………………………z siedzibą w ……………………… przy ul. …………………………………. z zapytaniem o cenę, zapraszając do złożenia oferty w postępowaniu.

    Jednocześnie w załączeniu przekazuję warunki zamówienia.

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 8 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: wolna ręka

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA

    1. Data wszczęcia postępowania: …………………………………………….

    1. Opis przedmiotu zamówienia ………………………………………………...............................................

    2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu ……….. na kwotę ………………...EUR, co stanowi wyrażoną w PLN równowartość …………………… złotych.

    3. Szacunku dokonał/dokonała* …………………… na podstawie …………………………………………………………………………………………

    4. W postępowaniu powołano komisję w składzie*:

    1. Przewodniczący komisji - ………………………….

    2. Członek komisji - ………………………….

    3. Sekretarz komisji - ………………………….

    1. Postępowanie prowadzi*: …………………….……………………………………………………………………

    2. W postępowaniu powołano/nie powołano ekspertów *.

    3. Lista ekspertów, specjalizacja i czynności do udziału w których powołano ekspertów*:

    1. ………………………………………

    1. Rozeznanie rynku przeprowadzono dnia …………….. r. poprzez …………………………………../ Rozeznania rynku nie przeprowadzono, ponieważ zamówienie jest udzielane z uwagi na * ………

    W dniu …………..r. zaproszenie do negocjacji przekazano wykonawcy, ……………………………………………………………………………………….…

    Zaproszenie przekazano faksem/mailem/ drogą pocztową*.

    1. Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. Negocjacje odbyły się dnia …………. r. o godz. …………… w ………………………………………………………………………………………….

    Protokół z negocjacji stanowi załącznik do niniejszego protokołu.

    1. W postępowaniu zamawiający wezwał wykonawcę do wyjaśnienia/uzupełnienia* dokumentów i oświadczeń:

    Wykonawca: …………………………………………………………………………………………Dokument/oświadczenie: …………..…………………………………………………………………………

    Przyczyna wezwania: ……………………………………………………………………………………….

    Uzupełniono dnia ……………… r./Nie uzupełniono*.

    1. Umowę podpisano dnia …………………………………………………………………………………….

    1. Postępowanie unieważniono z uwagi na poniższe okoliczności:

    …………………………………………………………………………………………

    1. Ogłoszenie o udzielonym zamówieniu/nieudzieleniu zamówienia* w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano dnia ……………r.

    2. Załączniki do protokołu:

    1. oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu,

    2. protokoły z posiedzeń komisji*,

    3. notatki z czynności w postępowaniu*,

    4. udokumentowane rozeznanie rynku*,

    5. kopia zaproszenia do negocjacji z dowodem ich przekazania,

    6. protokół z negocjacji,

    7. ………………………

    1. Zatwierdzono przez dysponenta postępowania/komisję* dnia ………….. r.

    Dysponent postępowania

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Przewodniczący Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Członek Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Sekretarz Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 8a do Regulaminu

    WZÓR ZAPROSZENIA DO NEGOCJACJI

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: wolna ręka

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Działając w imieniu zamawiającego niniejszym zapraszam wykonawcę, tj. …………………………………z siedzibą w …………………………… przy ul. …………………………………. do udziału w negocjacjach, które odbędą się w ……………………………………… o godzinie ………………………………..

    Jednocześnie przekazuję następujące informacje:

    1. Określenie przedmiotu zamówienia:

    ………………………………………………………………………………………\

    1. Termin realizacji zamówienia: …………………………………………………………………………..

    2. Osoby, które stawią się w imieniu wykonawcy w celu udziału w negocjacjach powinny przedstawić dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu i na rzecz wykonawcy lub stosowne pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz wykonawcy, o ile umocowanie nie wynika z przedłożonych dokumentów.

    3. W załączeniu przekazujemy wzór umowy w sprawie zamówienia.

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    Załącznik nr 8b do Regulaminu

    WZÓR PROTOKOŁU Z NEGOCJACJI

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: wolna ręka

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    Wykonawca: ………………………………………………..

    Miejsce, data, godzina: ………………………………………………...

    Przedmiot negocjacji: …………………………………………………

    Ustalenia:

    ……………………………………………………………………………………………

    Dokumenty przedłożone przez wykonawcę:

    ……………………………………………………………………………………………

    Zamawiający wezwał/nie wezwał* wykonawcę do uzupełnienia dokumentów:

    ……………………………………………………………………………………………

    Termin na uzupełnienie*: ……………………………………………………………

    W imieniu zamawiającego stawili się i uczestniczyli w negocjacjach:

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    W imieniu wykonawcy stawili się i uczestniczyli w negocjacjach:

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    W wymaganym terminie wykonawca uzupełnił/nie* uzupełnił następujących dokumentów i oświadczeń:

    …………….., dnia …………… r.

    ………………………………………

    (podpis)

    * niepotrzebne skreślić

    Załącznik nr 9 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: …………………………………………………

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    PROTOKÓŁ NR ……

    Z POSIEDZENIA KOMISJI

    Z DNIA ………………. R.

    Czynność:

    ……………………………………………………………………………………………

    Przebieg czynności/decyzje:

    …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

    Osoby biorące udział w czynności:

    Przewodniczący Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Członek Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Sekretarz Komisji

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Ekspert

    (imię i nazwisko) (podpis)

    Załącznik nr 10 do Regulaminu

    Zamawiający: …………………………………………………

    Tryb: …………………………………………………

    Nazwa postępowania: „………………………………………………..”

    Nr ref. postępowania: ……./……../…….

    NOTATKA

    Data i miejsce czynności:

    …………………………………………………………………………………………………………………………

    Czynność:

    …………………………………………………………………………………………………………………………

    Przebieg czynności/decyzje:

    ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

    Załączniki do notatki:

    ……………………………………………………………………………………………

    Osoby biorące udział w czynności:

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    ……………………………………….

    ……………………………………….

    (imię i nazwisko)

    (podpis)

    40

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Joanna Kulikow 20-03-2017 13:46:03
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Joanna Kulikow 20-03-2017
Ostatnia aktualizacja: Joanna Kulikow 20-03-2017 13:46:03